Gerenciar um pequeno negócio no Brasil demanda muito mais que vender, atender clientes ou criar novos produtos. Para milhões de empreendedores, grande parte da semana ainda é tomada por tarefas administrativas que pouco agregam ao crescimento da empresa.
Um estudo conduzido pela fintech Conta Simples, em parceria com a Visa, aponta que as PMEs (pequenas e médias empresas) brasileiras gastam, em média, 21 horas semanais com atividades como pagamentos, prestação de contas e controle de despesas.
Considerando o total de aproximadamente 4,5 milhões de PMEs formais, isso equivale a cerca de 97 milhões de horas por semana destinadas à burocracia financeira — tempo que poderia ser direcionado para inovação, vendas e planejamento estratégico.
O levantamento também revela que a digitalização ainda avança de modo heterogêneo.
Cerca de 39% das MPMEs (micro, pequenas e médias empresas) ainda recorrem a métodos manuais, como cadernos e planilhas desestruturadas, para gerenciar despesas corporativas. Essa situação eleva o risco de erros, retrabalho e queda de produtividade.
Para Rodrigo Tognini, CEO da Conta Simples, isso reflete a maneira como muitas empresas organizam seus processos internos.
“O estudo mostrou que 39% das MPMEs ainda utilizam recursos manuais, como cadernos, para controlar seus gastos. Esse fluxo fragmentado gera retrabalho para as equipes e desperdiça tempo valioso que poderia ser empregado em outras prioridades”, afirma.
Segundo ele, o avanço tecnológico deve alterar esse panorama nos próximos anos.
“Com novas plataformas, ferramentas e o progresso dos agentes de inteligência artificial, as PMEs tendem a conquistar mais eficiência e produtividade na gestão empresarial e no controle de despesas corporativas. Os agentes de IA podem assumir tarefas repetitivas e operacionais, liberando os profissionais para se dedicarem a análises, planejamento e decisões de maior valor agregado.”
Contudo, a dificuldade não se limita à adoção de novas ferramentas. Especialistas observam que muitos empreendedores acumulam diversas funções no negócio e acabam priorizando a operação do dia a dia em detrimento da gestão.
Em empresas de menor porte, é frequente que o próprio dono seja responsável simultaneamente por vendas, compras, atendimento ao cliente, controle financeiro, contratação de colaboradores e planejamento estratégico.
Nesse cenário, a organização administrativa acaba sendo tratada como algo secundário, embora seja crucial para a sustentabilidade do empreendimento.
Esse quadro ajuda a explicar por que processos simples — como aprovação de despesas, gestão de fluxo de caixa e acompanhamento de indicadores financeiros — ainda consomem uma fatia significativa do tempo das equipes.
Capacitação precisa se adequar à rotina de quem empreende
Se a tecnologia é uma aliada para diminuir a burocracia, especialistas defendem que ela deve vir acompanhada de educação empreendedora. Mais do que oferecer cursos tradicionais, o desafio está em criar formatos de aprendizado compatíveis com a rotina de quem está à frente de um pequeno negócio.
Para Vanessa Soki, líder de Capacitação do Fundo de Impacto Estímulo, democratizar o acesso ao conhecimento passa, antes de tudo, por adaptar a forma como ele é transmitido.
Segundo a especialista, a experiência indica que conteúdos objetivos e ligados aos desafios cotidianos geram maior engajamento e ampliam as chances de aplicação prática dos conceitos de gestão.
A chegada da inteligência artificial promete acelerar ainda mais a transformação da gestão empresarial. Ferramentas capazes de automatizar processos financeiros, organizar documentos, monitorar despesas e apoiar a tomada de decisão tendem a reduzir o tempo dedicado a atividades operacionais.
Porém, a tecnologia sozinha não soluciona os desafios das pequenas empresas.
A habilidade de interpretar informações, planejar investimentos, organizar o fluxo de caixa e tomar decisões estratégicas continuará sendo um diferencial competitivo.
Nesse contexto, aliar inovação tecnológica com capacitação permanente pode ser um dos principais fatores para aumentar a produtividade das PMEs brasileiras.
Em um ambiente de negócios cada vez mais concorrido, ganhar eficiência deixou de ser apenas uma questão operacional. Para milhares de pequenos empreendedores, administrar melhor o tempo tornou-se uma estratégia de crescimento e, muitas vezes, de sobrevivência.
